VSTUP DO E-PROGRAMŮ

NEDOPUSŤTE, ABY URGENTNÍ VYTĚSNILO DŮLEŽITÉ

….říká v rozhovoru pro týdeník Profit lektor a konzultant vzdělávací agentury Cetros

Libor Činka je odborníkem v oblasti komunikace, time managementu, informačního managemetu, příjmu a zpracování informací, zrychleného učení a neuro-lingvistického programování. Je spoluautorem publikace Organizace práce a pracovního času a 11 dílného seriálu Naučte se učit, odvysílaného v roce 1997 v televizi Nova.

Efektivní hospodaření s časem by mělo být výsadou vedoucích pracovníků, ale i v soukromém životě se nám toto umění jistě vyplatí. Někteří z nás jsou však spíše od přírody zmatkaři. Co s tím? Můžeme se naučit lépe organizovat svůj čas?

Mnozí si uvědomují, že se pohybují v jakési setrvačnosti, sledují tok času na hodinkách a snaží se řešit urgentní úkoly, které se před nimi neustále objevují. Občasné zastavení a uvědomění si, že jste v poslední době udělali jen opravdu málo pro to, co je pro vás důležité, namísto zamyšlení se, jak to dělat jinak, paradoxně vede u většiny lidí k opakování dosavadních neefektivních vzorců jednání. Mnozí z nás také přepokládají, že zacházení s časem a rozhodování o prioritách je něco samozřejmého a málokoho napadne, že se jedná o podstatnou věc, která by měla být součásti základního vzdělání. Ve firmách se zpravidla má zato, že bude stačit, pokud lidé budou vybaveni plánovacím softwarem či diářem. Skutečnost však bývá jiná, protože klíč leží jinde.

Těm lidem, kteří mají větší tendence k chaosu, mnohdy postačí, aby pochopili psychické zákonitosti fungování své mysli, tak jak to dělají lidé „organizovaní“, a problém je z poloviny vyřešen.

Na co konkrétně se zaměřují kurzy time-managementu?

photo (5)Naše kurzy obsahují znalosti, které se týkají zjištění dosavadního stavu a identifikování chyb ve stanovování priorit a formách plánování. Dále obsahují nejmodernější poznatky z oblasti psychologie, jako je systematické zacházení s cíli včetně praktických modelů a zkušeností úspěšných lidí. Také se věnujeme oblastem, které zdánlivě s TM nesouvisí. Jedná se o informační management – právě nedostatek informací a nepřehlednost činitelů, které je potřeba vzít v úvahu, vytváří podmínky pro chybné stanovení priorit a chybná rozhodnutí. Celým výcvik prolínají cvičení ke kontrolovanému využívání vlastností lidské mysli, která má svůj přirozený podvědomý systém kroků vedoucích k dosažení úspěchu. Tvůrci dosavadních diářových systémů v papírové i elektronické formě tyto poznatky nevyužívají a proto jsou tyto pomůcky paradoxně jednou z bariér správného zvládání času. Dobře míněné využívání chybných nástrojů vás tak říkajíc rychleji dovede do pekel.

Z definice tzv. Paretova principu vyplývá, že jen pětina toho, čemu se věnujeme, nám přináší 80% všech výsledků. Znáte tohle tvrzení? Mohl byste ho blíže vysvětlit?

Paretův zákon by měl nahradit mnoho školských neužitečných zákonů, protože nás provází doslova celým životem. Zdánlivá logika školního známkování do velké části z nás implantovala představu, že jednáme efektivně, jen pokud umíme správně 10 slovíček z deseti. Ale co když je pro nás podstatné umět jen 4 z nich? Ušetřený čas můžeme pak využit ke zvládnutí jiné důležité věci.

Vzory z dřívějška totiž nebyly o kvalitě, ale o kvantitě a to si podvědomě neseme sebou. Celá řada lidí vám pak řekne, že důležité je všechno. Jejich perfekcionismus tak často vyúsťuje v tyranii okolí. Paretův zákon se týká nalezení klíčových prvků a úkolů, které přinesou největší efekt a teprve pak, je-li to potřeba, je možné pracovat na detailech. Pokud z dvaceti činností uděláte asi pětinu, která vytvoří největší přínos, tak se budete přibližovat k cílům a budete prožívat úspěch mnohem zřetelněji, než člověk, který udělá desítky nevhodně zvolených činnosti.

Dokáže i zdánlivá maličkost, jakou je uspořádání pracovního koutku, ovlivnit výkonnost?

Skutečně, vhodné prostředí může a zpravidla vytváří podmínky pro o desítky procent efektivnější jednání. Nepořádek leckdy bývá vytvořen právě neznalostí, jak si prostředí uspořádat, a někdy bývá nevědomě vnucen poradci z oboru architektury či designu. Time-management je z mého pohledu souborem psychologických poznatků, včetně pochopení vnitřní individuální prostorové inteligence, která je neviditelnou, ale zcela klíčovou součástí rozhodovacích procesů, jejichž znalost umožňuje poradit si v různých stresujících situacích.

Kdybyste měl vyjmenovat 5 základních pravidel, kterými bychom v tréninku time-managementu měli začít, která by to byla?

Poznejte, kdo jste a co je Vaším cílem. Sdílejte individuální vnímání směru, priorit a kroků k cílům s ostatními. Mějte o tom stále přehled, zvažujte vztahy všech činitelů a nedopusťte, aby urgentní vytěsnilo důležité. Přemýšlejte pružně o variantách, jak cílů dosahovat, a o širších důsledcích dosažených výsledků.

Rozhovor z prosincového čísla týdeníku Profit, v rubrice Styl vedla Nikoleta Alivojvodic

Organizér pro zvládání času

Zachrání Vás nový organizer či diář?

Proč nestíháte i když máte mobil s PIM (diar), electronic personal organizer či lepší PDA anebo jen papírový diář? Klíčové informace pro efektivitu poskytuje výzkum lidského mozku a jeho způsob práce s informacemi.

Bohužel, jak electronic organizery, tak diáře, a různé PIM vytvářejí lidé, kteří se psychice nevěnují a podle toho to také dopadá. Výzkum mimo jiné prokázal, že uspořádání pracovního prostředí – možnost přehledu, vizuální uspořádání… značně ovlivňuje produktivitu lidí, jejich myšlení, rozhodování a chování. Nevhodné rozmístění informací například uspořádání a grafika plánovacího systému účinnost narušuje.

Time management – organizer i papír?

„Sejde z oči, sejde z myslí“ je pořekadlo, které velmi dobře vystihuje mnoho problémů s time managementem. Mnozí již mají zkušenost, že problémy často dělá používání několika diářových systému – organizer a papír – a jejich vzájemná včasná aktualizace. Navíc organizery zatím neumožňují takovou pružnost a rychlost záznamu třeba náčrtku jako diar papírový.

Samozřejmě mnoho lidí si dobře vystačí s organizerem, netuší však, že by svůj potenciál mohli využívat více, kdyby znali potenciál a omezení lidské psychiky.

Organizery, plannery a zoom – co musíte vědět

31

systémy, které používají zobrazení co stránka/obrazovka to měsíc mohou poskytovat jen velmi hrubý přehled přes vztahy aktivit, úkolů a jejich priorit rozložených v celém měsíci. Protože v měsíčních přehledech bývá málo prostoru pro všechny potřebné informace, dochází k jejich vypuštění, ztrátám návaznosti a zapomínání na důležité aktivity potřebné pro Vaše opravdové řízení úspěchu.

1

systémy používající zobrazení co stránka/obrazovka to den vytváří iluzi, že sem se vejde vše potřebné. Ve skutečnosti však neposkytují přehled přes vztahy priorit rozložených v celém týdnu a touto ztrátou přehledu dochází k zapomínání na důležité aktivity potřebné pro dosahování cílů.

7

systémy používající zobrazení co stránka/obrazovka to týden mohou poskytovat přehled ( u stolních kalendářů to platí spíše výjimečně) přes vztahy priorit rozložených v celém týdnu a zabránit ztrátám přehledu, zapomínání na důležité aktivity pro řízení úspěchu. To, ale závisí na několika podmínkách spojených zejména s funkcemi právě mozkové polokoule a vyvážené kombinace vychodo a západoevropského modelu vnímání času.

Jak si vybrat organizer

To, co spojuje organizery, PocketPC a podobně je možnost zoomu, tedy přecházení mezi zobrazeními týdne, dne, měsíce i jiných časových úseků. Problémem však zejména u těch kapesních či mobilů je ztráta souvislostí respektive informací. Když třeba v mobilu či Palmu vidíte týden, tak vidíte jen jednobarevné tmavé čárky se zabraným časem, nevidíte však, zda spolu nesouvisí třeba pomocí priorit či barevného rozlišení a to je pro paměť zásadní problém. Jakmile jde o větší množství informací než je 10, tak bez vizualizace vztahů začíná člověk dělat chyby v úsudcích o vztahu a důležitosti priorit. Proto je důležité abyste si vyzkoušeli co nejvíce přístrojů a vybrali si i z tohoto hlediska „přehledu“ a nejlépe s barevným displayem, což je pro efektivní zacházení s časem klíčové.

Libor Činka

Vysvětlivky:

PDA

Personal Digital Assistent = Osobní digitální pomocník. Další požívané názvy jsou handheld, palmtop, palmPC, počítače do dlaně, kapesní počítače. Zkratka označuje všechny kapesní počítače bez rozdílu platforem. České termíny počítače do dlaně či kapesní počítače vystihují, o co jde.

Handheld

je druh kapesního počítače s klávesnicí. Občas se setkáte s označením mininotebook.

Palm

výrobce kapesních počítačů s operačním systémem PalmOS. Konkurenční platforma pro PocketPC.

PIM

Personal Information Management tzv. diářové aplikace = schůzky, kontakty a úkoly.

PocketPC

kapesní počítače s operačním systémem Microsoft PocketPC 2002

Informace a praktické zkušenosti můžete získat v tréninku obsahujícím unikátní systém zobrazení odstraňující nevýhody a chyby současných papírových i elektronických systému. TM nové generace vychází ze základu 4. generace Time managementu spolu s modelem NASA a postupy Neuro-lingvistického programování.

  • anglictina-kurz-300x300-a.gif

  • Najdete nás na Facebooku